Notă de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal

Prezenta Notă de informare cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal („Notificarea”) are rolul de a vă informa cu privire la operațiunile de prelucrare a datelor cu caracter personal efectuate de către Policolor S.A., denumit în cele ce urmează Policolor sau Societatea, în considerarea calității acesteia de operator de date cu caracter personal.
Policolor este o persoană juridică română, cu sediul în București, Bd. Timișoara, nr. 98, sector 6, înmatriculată la Registrul Comerțului J40/205/1991, având cod unic de înregistrare RO326318.
Această politică de protecție a datelor cu caracter personal descrie practicile noastre privind prelucrarea, respectiv modul de utilizare și stocare, a datelor cu caracter personal în procesele pe care Policolor le desfășoară cu diverși furnizori externi, în scopul achiziționării de produse și servicii necesare în desfășurarea activității.

(1) Datele cu caracter personal prelucrate

În vederea negocierii, plasării comenzii și receptării produselor și serviciilor comandate de către persoanele responsabile, sunt prelucrate următoarele date cu caracter personal: (i) date de contact și/sau identificare, incluzând: nume și prenume, poziție, funcție, email, număr de telefon, semnătură*.

(2) Scopul prelucrării datelor cu caracter personal

Policolor și partenerii săi comerciali colectează, prelucrează și utilizează datele cu caracter personal în următoarele scopuri:
(i) analizarea ofertei și menținerea legăturii cu persoanele de contact de la furnizori;
(ii) încheierea și executarea contractului;
iii) îndeplinirea obligațiilor legale de către ambele parti; și/sau
(iv) apărarea intereselor legitime.
Totodată, Societatea menționează că nu există vreun proces decizional automatizat (incluzând crearea de profiluri) bazat pe datele implicate, cu caracter personal.
Subliniem faptul că acestea sunt singurele scopuri ce justifică prelucrarea de date cu caracter personal la care face referire Notificarea. În cazul în care se va dori prelucrarea de date personale în alte scopuri, de exemplu in scop de marketing, prelucrarea se va face pe baza altor temeiuri legale, de exemplu pe baza consimțământului liber exprimat în acest sens, și în prealabil, de către persoana vizată.

* In cazul in care datele cu caracter personal implicate in transfer se modifica si implica un volum semnificativ sau date ale clientilor/partenerilor/angajatilor Policolor, prezenta nota de informare nu va mai fi suficienta, urmand sa fie semnat un acord de prelucrare (DPA) suplimentar, prin solicitare la gdpr@policolor.ro .

(3) Dezvăluirea datelor cu caracter personal

Datele dvs. cu caracter personal vor fi divulgate între Parti sau societăți afiliate acestora doar către persoanele responsabile cu procesul aprovizionării logistice și către alte persoane care au nevoie de acces la datele dvs. cu caracter personal (pe baza nevoii de a cunoaste) pentru a-și îndeplini atribuțiile specifice în scopurile enumerate în Secțiunea (2) de mai sus sau în cazul în care acest lucru este necesar sau permis de legislația aplicabilă.
Părțile pot, de asemenea, să dezvăluie autorităților datele cu caracter personal primite de la dvs., după cum este necesar sau permis de prevederile legale, consultanților externi și/sau instanțelor. Datele dvs. cu caracter personal vor fi divulgate unor astfel de terți doar în măsura în care este necesar în legătură cu activitățile Policolor și/sau cu scopurile enumerate în Secțiunea (2) de mai sus, sau este altfel autorizat, cerut sau permis de lege.

(4) Transferul datelor cu caracter personal in afara UE sau SEE

Policolor nu transferă datele cu caracter personal în afara Uniunii Europene sau a Spațiului Economic European, iar în cazul în care furnizorii transferă date în afara UE sau SEE, vor informa de îndată Policolor despre acest lucru.

(5) Temeiul juridic pentru prelucrarea datelor cu caracter personal

Temeiurile juridice ale operațiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal descrise în prezenta Notificare sunt cele prevăzute de Regulamentul 679/2016 la art. 6 alin.1 lit.b si lit. f, respectiv:
(i) încheierea și executarea contractului pentru care Policolor a trimis solicitarea de ofertă/comanda, respectiv dvs. ați transmis oferta;
și/sau
(ii) interesele legitime ale părților.

(6) Securitatea datelor

Părțile vor menține măsurile de securitate fizice, tehnice și organizatorice pentru a proteja datele cu caracter personal împotriva distrugerii, pierderii, modificării, dezvăluirii, restricționării sau accesării accidentale, ilegale sau neautorizate, indiferent unde sunt prelucrate. Politica de securitate a ambelor organizații reglementează modul în care datele cu caracter personal sunt protejate.

(7) Durata prelucrării / stocării datelor cu caracter personal

Societatea păstrează datele dvs. cu caracter personal precum și datele furnizate de către dvs. pe perioada necesară evaluării ofertei în vederea încheierii contractului și ulterior, pentru o perioadă de 3 ani de la finalizarea evaluării ofertei, dacă nu a fost semnat un contract sau nu există un alt motiv care să justifice prelungirea acestui termen (de ex. constatarea, exercitarea sau apărarea drepturilor și intereselor uneia dintre părți). În cazul în care intervine semnarea unui contract, durata de păstrare a datelor cu caracter personal va fi extinsă la 5 ani, începând cu anul următor închiderii anului fiscal în care a avut loc ultima tranzacție contractuală.

(8) Drepturile dvs. în ceea ce privește datele cu caracter personal

În conformitate cu dispozițiile aplicabile în ceea ce privește datele cu caracter personal, vă informăm că persoanele vizate din cadrul părților implicate au următoarele drepturi, care pot fi exercitate prin adresarea unei cereri în acest sens utilizând datele de contact indicate mai jos: dreptul de acces; dreptul de a solicita rectificarea sau ștergerea datelor cu caracter personal; dreptul de a solicita restricționarea prelucrării; dreptul de a vă opune prelucrării; dreptul de a nu fi supus unei decizii automate; dreptul la portabilitatea datelor; dreptul de a depune plângere în fața Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal și de a vă adresa instanțelor.
Societatea a desemnat un Ofițer de Protecția Datelor. Detaliile de contact ale acestuia sunt următoarele:
• Nume, prenume: Șerban Popa
• E-mail: gdpr@policolor.ro • Telefon: 021.345.17.30
• Adresa de corespondență: Bd. Tudor Vladimirescu nr. 29A, et. 6, Clădirea AFI Tech Park 1, sector 5, București, cod poștal 050881.

Nu în ultimul rând, aveți dreptul să vă adresați Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, la următoarele date de contact:
Web page: http://www.dataprotection.ro
sau direct pe pagina web pentru transmiterea unei plângeri, la următoarea adresă:
https://www.dataprotection.ro/?page=Plangeri_pagina_principala
Adresa e-mail: anspdcp@dataprotection.ro
Tel.: 40.318.059.211/ +40.318.059.212